ทำไมคุณจึงควรจัดการพลังของคุณแทนที่จะจัดการกับเวลา

เมื่อเรามีภาระงานเพิ่มขึ้น เราก็ต้องทำงานมากขึ้น และทำให้เรามีเวลาน้อยลง ในช่วง 10 ปีที่ผ่านมา Lisa Congdon ต้องรับผิดชอบงานราว 5-20 โปรเจคทั้งในโปแลนด์และรัฐโอเรกอนในสหรัฐ และปีสุดท้ายในการทำงานของเธอ เธอเริ่มมีปัญหาด้านสุขภาพเนื่องจากความเครียด เช่น อาการเจ็บหลังเรื้อรัง อาการเจ็บที่ต้นคอ และอาการปวดหัว “ฉันต้องตื่นขึ้นมาพร้อมกับความกังวลใจ รู้สึกตึงๆ ที่ท้อง และมีปัญหาเรื่องการนอน” เธอกล่าว..

ถ้าทำงานน้อยลงจะทำอะไรอย่างอื่นมากขึ้นใช่ไหม?

คนส่วนใหญ่มีความรู้สึกว่าวันหนึ่ง ๆ มีเวลาไม่พอกับสิ่งที่อยากทำ งานที่ควรทำเพียงไม่กี่นาทีก็เพิ่มเป็นชั่วโมงซึ่งทำให้งานอื่นต้องเสียเวลาไปด้วย ส่วนใหญ่แล้วจะแก้ไขโดยการนำงานมาทำตอนเย็นหรือวันหยุดจึงทำให้รู้สึกเหน็ดเหนื่อย เกิดความเครียด และรู้สึกเบื่อหน่ายกับงาน แล้วถ้าทำงานน้อยลงจะทำอะไรอย่างอื่นได้มากขึ้นใช่ไหม?

เรื่องเล่าที่น่าสนใจเกี่ยวกับการจัดการเวลา

เมื่อก่อน Congdon มักจะทำงานตั้งแต่ 8 โมงเช้าจนถึง 1 ทุ่มโดยไม่หยุด วัน ๆ หนึ่งต้องทำงานมากกว่า 8 ชั่วโมงจึงทำให้ตกหลุมพรางในการพยายามเพิ่มชั่วโมงทำงานเพื่อให้ได้งานมากขึ้นซึ่งในความเป็นจริงแล้วการทำงานที่มีชั่วโมงทำงานแบบปกติ (9 โมงเช้าถึง 5 โมงเย็น) ก็ไม่จำเป็นว่าจะได้งานเพิ่มขึ้นเสมอไป

เราถูกรบกวนจนทำให้งานหยุดชะงัก โดยเฉลี่ยราว 87 ครั้ง ต่อวัน

การศึกษาในสถานที่ทำงานพบว่าหยุดชะงักมีโดยเฉลี่ยต่อวันราว 87 ครั้งอาจทำให้ยากต่อการรักษาประสิทธิภาพในการทำงานและจุดมุ่งหมายสำหรับการทำงานตลอดทั้งวัน Congdon เริ่มปรับแนวทางและโครงสร้างในการทำงานเพื่อให้บรรลุผลลัพธ์แบบเดียวกันโดยไม่ต้องทำงานตามนาฬิกา เธอตัดสินใจแบ่งเวลาการทำงานเป็น 45 นาที และมีเป้าหมายเพื่อให้ได้ประสิทธิภาพในการทำงานสูงสุด แนวทางในการรักษาจุดมุ่งหมายและการใช้พลังที่น้อยลงช่วยให้เกิดความยืดหยุ่นในการทำงาน โดยเธอสามารถแบ่งเวลาในการออกกำลังกาย ทำสมาธิ และทำงานภายใน 1 วัน การได้พักในวันทำงานของเธอช่วยลดความเครียดและได้ผลลัพธ์ที่ดีกว่า

แนวทางที่นำไปสู่การได้งานเพิ่มขึ้นก็คือ
การทำงานทุก 52 นาที ให้หยุดพัก 17 นาที

น่าแปลกที่พนักงาน 10% ที่มีประสิทธิภาพในการทำงานสูงทสุดกลับไม่ใช่คนที่ทำงานยาวนานกว่าคนอื่น แนวทางที่จะนำไปสู่การได้งานเพิ่มขึ้นก็คือการทำงานทุก 52 นาที ให้หยุดพัก 17 นาที ในขณะที่งานของเราเน้นการทำงานแบบ 24/7 Alex Soojung-Kum Pang ที่ปรึกษาของ Silcon Valley และผู้เขียนเรื่อง Why You Get More Done When You Work Less เชื่อว่าไม่ได้ช่วยให้เราได้งานมากขึ้นหรือเป็นทางแก้ที่ดีนัก เขากล่าวว่า.. “โดยปกติแล้วการทำงานหนักเป็นเวลานาอาจจะทำให้ได้งานเพิ่มขึ้น แต่เมื่อเวลาผ่านไปสิ่งเหล่านั้นก็จะหายไป” Pang กล่าว “มีโอกาสผิดพลาดเพิ่มขึ้น และนั่นก็เป็นผลมาจากการทำงานติดต่อกันมากเกินไป”

การศึกษาจาก Illinois Institute of Technology ของ Raymond Van Zelst และ Willard Kerr ปี 1951 พบว่านักวิทยาศาสตร์ที่ใช้เวลา 25 ชั่วโมงต่อวันในที่ทำงานกลับไม่ได้งานมากกว่าคนที่ทำงานเพียง 5 ชั่วโมง

เราควรป้องกันไม่ให้งานมีความสำคัญ
เหมือนกับนัดหมายของหมอหรือการประชุมสำคัญ

นักวิจัยยืนยันว่าแผนการทำงานประจำวันจะมีประสิทธิภาพสูงสุดก็ต่อเมื่อนำไปปฏิบัติ แต่พวกเขาคิดผิด เพราะแผนการทำงานประจำวันมักบั่นทอนกำลังใจในการทำงาน แต่ Harford แย้งว่าการทำตามแผนอาจจะไม่มีประสิทธิภาพ แต่การออกจากห้องโดยปราศจากการเตรียมการก็อาจจะได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุดก็ได้

ในการสร้างจุดมุ่งหมายและพลัง เราควรมีเวลาหยุดพัก หรือที่ Newport แนะนำว่า “ให้ขี้เกียจบ้าง” “ความขี้เกียจไม่เพียงแต่เป็นการพักผ่อนแต่ยังเป็นการทำตามความใจตนเองซึ่งเป็นเหมือนวิตามินดีในร่างกายที่จำเป็นต่อการได้งานที่มีประสิทธิภาพ” เขาแย้ง

เพื่อให้งานลุล่วงเราก็ต้องใช้สมองแยกแยะสิ่งที่ต้องให้ความสนใจและไม่ให้ความสนใจ

Srini Pillay ผู้ช่วยศาสตราจารย์ด้านจิตเวชที่ Harvard Medical School เชื่อว่าการเชื่อมโยงที่ขัดกับสามัญสำนึกระหว่างการหยุดพักและประสิทธิภาพของงานอาจเกิดขึ้นเนื่องจากวิธีการที่สมองของเราสั่งการ เมื่อสมองสามารถแยกแยะระหว่างสิ่งที่ต้องให้ความสนใจและไม่ใช้ความสนใจก็มีแนวโน้มที่จะทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

“สิ่งที่คนมักจะไม่ยอมรับก็คือเรื่องการใช้สมองแยกแยะสิ่งที่ต้องให้ความสนใจและไม่ให้ความสนใจ”

Pillay ผู้เขียนหนังสือเรื่อง Tinker, Dabble, Doodle Try: Unlock the Power of Unfocused Mine กล่าว

นี่เป็นเรื่องของคนที่ประสบความสำคัญมากที่สุดในโลกคนหนึ่ง

Serena William มักจะพูดว่า “เทนนิสเป็นทั้งสิ่งที่น่าสนใจและช่วยคลายเครียด” Pillay กล่าว Warren Buffett รู้ว่าวันอยู่ในปฏิทินแต่ไม่จำเป็นต้องอยู่ในตารางเพราะเขาใช้เวลาในการนั่งและคิดเพื่อจัดลำดับความสำคัญมากกว่าการที่จะไปทำงานทุกนาที ซึ่งเป็นแนวทางที่ Bill Gates ผู้ร่วมก่อตั้ง Microsoft ได้ยืมมาจากนักลงทุนพันล้านนั่นเอง