ใช้เวลาน้อย สยบงานเยอะ

จอห์น ดิสคาลา เจ้าของเว็บไซต์ท่องเที่ยว Johnnyjet.com เปรียบเปรยการเป็นเจ้าของกิจการว่าเหมือนกับการเล่นโยนลูกบอล 3 ลูก หรือจักกลิ้ง ถ้าเราไม่สามารถควบคุมจังหวะการรับ-โยนลูกบอลแต่ละลูกให้สอดประสานกัน ไม่นานบอลทุกลูกก็จะตกลงมา เช่นเดียวกับการบริหารจัดการตารางงานในแต่ละวัน หากขาดการวางแผนและการลำดับความสำคัญของงานแต่ละชิ้น สุดท้ายก็ต้องมานั่งไล่ตามเก็บงานจนเหนื่อยล้า ดิสคาลา หรือที่รู้จักกันในชื่อ จอห์นนี่ เจ็ต ยกตัวอย่างการบริหารเวลาของตัวเองว่าเขาเริ่มจะหมดพลังในช่วงบ่าย เพราะฉะนั้นจะหยิบงานสำคัญสำคัญขึ้นมาทำในช่วงเวลา 7.00 – 11.00 น. ส่วนในครึ่งวันหลังก็จะเคลียร์งานอื่นที่เหลืออยู่ ผู้บริหารจดหมายข่าวและเว็บไซต์ท่องเที่ยว ที่ยังคงออกเดินทางท่องเที่ยวตามสถานที่ต่างๆ ควบคู่ไปกับการดูแลบริหารงานต่างๆ ของบริษัทไม่ขาดตกบกพร่อง แนะนำการรับมือกับงานมากมายที่หลั่งไหลเข้ามาอย่างมีประสิทธิภาพภายในเวลาที่เหลือน้อยลงกว่าปกติ

ทำทีละอย่าง

หลีกเลี่ยงการทำงานหลายอย่างพร้อมพร้อมกัน แม้งานจะยุ่งล้นมือเพียงใดก็ตาม เพราะนอกจากงานจะขาดประสิทธิภาพแล้ว บางครั้งการมองข้ามรายละเอียดหรือความพลั้งเผลออาจก่อให้เกิดความผิดพลาดกับงานนั้นๆ

ตัดสิ่งรบกวน

เช่น Social Media หรือสมาร์ทโฟนที่รบกวนสมาธิในการทำงาน

รู้จักปฏิเสธ

ยิ่งมีงานล้นมือ ยิ่งต้องจัดสรรเวลาไว้สำหรับงานที่จะทำให้เป้าหมายบรรลุผล เจ้าของกิจการอาจต้องปฏิเสธโปรเจคใหม่ ลูกค้า หรืออะไรก็ตามที่อยู่นอกเส้นทางไปสู่เป้าหมาย ลูกน้อง พนักงานออฟฟิศฯ อาจต้องปฏิเสธงานที่คนอื่นวานให้ทำ หรือต้องรู้จักเรียงลำดับงานสำคัญก่อน-หลัง และแจ้งกับทางเจ้านายว่าจำเป็นต้องทำงานชิ้นสำคัญให้สำเร็จก่อน เพื่อเป้าหมายที่สำเร็จลุล่วงขององค์กร หรือแผนกฯ

เขียนลิสต์

สำหรับ ดิสคาลา เขาจะรู้สึกดีทุกครั้งที่ได้ขีดฆ่างานที่ต้องทำบนลิสต์ที่จดไว้

Time Blocking

คือการกำหนดตารางเวลา ว่าในแต่ละวันเราจะทำอะไร ทำตอนไหน เช่น 9:10 – 9:30 น. ตอบอีเมล์ 9:30 – 11:00 น. ประชุม เป็นต้น เมื่อจัดเวลาได้แล้วก็ให้โฟกัสกับงานเฉพาะเจาะจงนั้นๆ เพียงอย่างเดียว ไม่ต้องสนใจกับเรื่องอื่น วิธีนี้ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และที่สำคัญยังเป็นการตรวจเช็คอีกครั้งหนึ่งว่างานสำคัญเร่งด่วนในแต่ละวันเสร็จเรียบร้อยแล้ว

รับผิดชอบต่อเป้าหมาย

ดิสคาลา เผยว่าความรับผิดชอบต่อส่วนรวมเป็นตัวกระตุ้นให้เจ้าของกิจการเกิดแรงฮึดได้อย่างน่ามหัศจรรย์ ให้ลองตั้งเป้าหมายหรือกำหนดสิ่งที่ต้องทำในแต่ละวัน แล้วนำไปแชร์กับเพื่อนร่วมงาน เพื่อน หรือทีมงานในองค์กร การนึกไปถึงว่าหากทำงานไม่สำเร็จตามเป้าหมาย แล้วต้องอธิบายให้กลุ่มคนเหล่านี้ฟัง อาจจะเป็นตัวกระตุ้นพิเศษให้เรากัดฟันลงมือต่อจนสำเร็จ การเขียนลิตส์สิ่งที่ต้องทำ นอกจากช่วยให้เราบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ และมีเวลาเหลือพอเคลียร์งานสำคัญที่ยังค้างอยู่แล้ว ยังช่วยเตือนไม่ให้พลาดการนัดหมายหรืองานสำคัญได้อีกด้วย

มอบหน้าที่

หากมีงานที่ไม่ต้องใช้ทักษะพิเศษเฉพาะตัวของเจ้าของกิจการ ก็ควรมอบหมายงานที่แย่งเวลาอันมีค่าให้คนอื่นรับหน้าที่แทน ไม่ว่าจะเป็นการจ้างผู้ช่วยพาร์ทไทม์ หรือฟรีแลนซ์

พักผ่อน

เพื่อหลีกเลี่ยงความเหนื่อยล้าทั้งทางกายและทางใจไม่ว่าจะเป็นการปิดโทรศัพท์ตอนกลางคืน ไม่อ่านอีเมลล์ ช่วงสุดสัปดาห์หรือการลาพักร้อน จริงอยู่ว่าการเปิดช่องทางการติดต่อสื่อสารตลอดเวลา จำเป็นสำหรับการเป็นเจ้าของกิจการ หรือทำงานเกี่ยวกับการติดต่อสื่อสารผู้คนก็ตาม แต่อย่างไรก็ดีการทำงานหนักโดยไม่พักผ่อน อาจส่งผลต่อความคิดสร้างสรรค์และคุณภาพของงานได้ เพราะฉนั้นงานหนักแค่ไหน เวลาพักผ่อนก็ควรได้พักเต็มที่เหมือนตอนทำงานนะคะ

• Credit: M2F คอลัมม์ Success Formula (13-11-2017)
• Picture: breathrapp.com